Archivering van erfgoedinformatie met het ErfgoedCMS™
Ieder dorp en iedere stad heeft een rijke historie en een schat aan documenten en media die hiervan getuigen. Het kan gaan om oude foto's, ansichtkaarten, 8mm of 16mm films, video's maar ook om diverse al dan niet gescande papieren documenten zoals bouwtekeningen, aktes, notulen en verslagen.
Er is veel belangstelling voor dit historisch materiaal. Het vormt de basis voor historisch en genealogisch onderzoek maar geeft ook een tijdsbeeld weer dat belangrijk is voor het begrijpen van afkomst en cultuur.
Veel dorpen en steden gebruiken sociale media voor het verspreiden van historische media zonder zich bewust te zijn van mogelijke inbreuken op het gebied van auteurs- en aanverwante eigendomsrechten. Het opzetten van een apart online dorpsarchief lijkt voor de hand liggend. DeeEnAa biedt daarvoor een op maat gemaakt ErfgoedCMS ™. Hieronder leggen we het voor u uit.
Urgentie
Het duurzaam opslaan, documenteren en doorzoekbaar maken van deze informatie wordt in toenemende mate als urgent ervaren. Men is zich meer en meer bewust van het feit dat generaties verdwijnen en daarmee de kennis van voorbije tijden. Denk aan historische foto's en de personen die daarop afgebeeld staan. Deze foto's degraderen tot nostalgische kiekjes als de herinnering aan het onderwerp en de mensen vervaagt.
Het maatwerk ErfgoedCMS ™ van DeeEnAa biedt alle functionaliteit om het hoofd te kunnen bieden aan bovenstaande situatie. Het stelt u op een gebruiksvriendelijke en voordelige manier in staat om vele duizenden digitale foto's, films en documenten veilig te documenteren en te ontsluiten.
Mogelijkheden
U kunt via het systeem foto's, films en documenten met een uitgekiende en gebruiksvriendelijke methode koppelen aan straten, gebeurtenissen, personen, onderwerpen, verenigingen en andere overkoepelende thema's. Andersom kan op al deze ingangen in het archief worden gezocht en gegrasduind.
Uniek aan het systeem is dat er een waterdichte systematiek beschikbaar is voor het omgaan met auteursrechten en disclaimers. Aan de hand hiervan wordt bepaald of een foto, film of document al dan niet voor het publiek zichtbaar wordt gemaakt via de website die bij het dorpsarchief hoort. Hierdoor wordt het schenden van auteursrechten, met alle bijbehorende risico's, voorkomen.
Aanvullend worden binnen het ErfgoedCMS ™ centraal beheerde en juridisch onderbouwde disclaimers beschikbaar gesteld waar gebruik van kan worden gemaakt zoals de verschillende Creative Commons disclaimers en disclaimers die gekoppeld zijn aan publicatierechten die door uitgeverijen schriftelijk aan ErfgoedCMS™ zijn verleend.
Relatie met toerisme
Toeristen en bezoekers zijn in toenemende mate geïnteresseerd in lokale historische verhalen en achtergrondinformatie bij locaties. Het ErfgoedCMS ™ voorziet in mogelijkheden om geselecteerde onderdelen van het dorpsarchief op te nemen in informatieve dorpswandelingen. Deze kunnen in het dorp worden uitgezet middels weersbestendige informatiebordjes voorzien van QR-codes. Vanzelfsperekend is het mogelijk om deze onderdelen van het dorpsarchief meertalig te beschrijven. Beschikbare talen zijn Nederlands, Fries, Streektaal, Duits en Engels.
Samengevat
Hieronder vatten we de functionaliteit van het DeeEnAa ErfgoedCMS ™ nog even voor u samen:
• Ontsluiting via een website onder eigen domeinnaam.
• Opslaan van vele duizenden digitale foto's, films en documenten.
• Gebruiksvriendelijke uploadmogelijkheid zodat tientallen of honderden media in een keer kunnen worden geladen.
• Koppelen van media aan o.a. personen, gebeurtenissen, onderwerpen, straten en verenigingen door middel van kruistabellen (alles kan aan alles worden gekoppeld).
• Waterdicht systeem voor het regelen van auteursrechten en disclaimers.
• Centraal beheerde en beschikbaar gestelde disclaimers en publicatierechten van uitgeverijen van historisch beeldmateriaal.
• Registratie van fysieke bewaarlocatie in combinatie met het genereren en printen van registratielabels.
• Scanmodule voor het tegelijkertijd digitaliseren en registreren van papieren foto's en documenten*.
• Module voor beeldrecherche (het inschakelen van het publiek voor het achterhalen van details van beeldmateriaal zoals afgebeelde personen of de rechthebbenden).
• Module voor het ontvangen van donaties via een gebruiksvriendelijke iDeal transactie.
• Module voor sponsoring en relatiebeheer inclusief systematiek voor het versturen van individuele of gezamenlijke emailberichten.
• Integratie van toeristische functionaliteiten zoals het opzetten van dorpswandelingen d.m.v. weersbestendige informatieplaquettes met QR-codes.
Licentiesysteem
Het DeeEnAa ErfgoedCMS ™ is beschikbaar op basis van een voordelig licentiesysteem. U betaalt een vast jaarlijks bedrag** voor het gebruik van het systeem. Daarnaast betaalt u een voordelig tarief voor de hoeveelheid schijfruimte die het digitale archief in beslag neemt op de servers van DeeEnAa. De ervaring leert dat de licentiekosten via de beschikbare donatie- en sponsormodule snel kunnen worden terugverdiend.
Gratis online workshops
Regelmatig organiseren we gratis online workshops waarin het ErfgoedCMS ™ wordt gedemonstreerd en toegelicht. Als u wilt deelnemen aan een of meerdere van deze workshops dan kunt u zich aanmelden door een mailtje te sturen aan bauke@deeenaa.nl of te bellen met 06-51151519.
Interesse
Heeft u interesse in het DeeEnAa ErfgoedCMS ™ neem dan contact op via 06-51151519. Of stuur een mail via info@deeenaa.nl.
* DeeEnAa beschikt over alle hulpmiddelen voor de digitalisering van film, video en grootformaat afbeeldingen tot A0 formaat. De hulpmiddelen en de bijbehorende digitaliseringsruimte kunnen per dagdeel, inclusief begeleiding, worden gehuurd.
** Licentiekosten per jaar bedragen € 225. Opslagruimte voor circa 10.000 digitale foto's kost € 5 per jaar. (alle prijzen exclusief btw.)
NIEUW - LEES DE BROCHURE
Er is nu ook een digitale brochure voor het Dorpsarchieven-initiatief. Hierin leest u alles over de achtergronden van dit bijzondere project. Voor het inzien van deze brochure klikt u hier.
